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Réputation en ligne : Comment répondre aux avis négatifs ?

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Temps de lecture : 11 minutes
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L’importance de répondre aux avis des consommateurs

Comment répondre aux commentaires négatifs sur internet ?

Il n’est jamais agréable pour une entreprise de recevoir des commentaire ou avis négatifs de la part de consommateurs. Avec le développement d’internet, des réseaux sociaux et des plateformes dédiées aux avis comme Tripadvisor, les discussions qui restaient auparavant entre un client mécontent et un entrepreneur se retrouvent désormais étalées sur la place publique, ce qui peut à terme nuire à la réputation de la marque ou de l’entreprise.

Pas de panique, ce n’est pas un avis défavorable qui risque de faire du mal à votre business. Ça serait plutôt votre façon de répondre au client mécontent ou votre absence de réponse qui pourrait vous causer du tort.

Rapidité, sincérité et apport de solutions font partie des éléments qui vous aideront à répondre aux commentaires négatifs de manière professionnelle. Nous vous livrons aussi quelques conseils pour vous protéger contre les commentaires négatifs non justifiés.

Plutôt que de chercher la suppression des avis qui traduisent un mécontentement, il est préférable de mettre en place une conversation avec les consommateurs, de résoudre les problèmes, et de montrer par votre réaction la preuve de l’importance que vous donnez à vos clients.

Répondre avec empathie permettra bien souvent de transformer des consommateurs mécontents en clients fidèles.

Comment répondre à un avis négatif justifié ?

Comment répondre à un avis négatif justifié ?

Lorsqu’un client internaute est mécontent, il le fait savoir, et souvent par un commentaire rédigé en ligne. Quand on sait que 84% des internautes font confiance aux avis clients, mieux vaut bien préparer ses réponses…

6 conseils pour rédiger votre réponse à un commentaire négatif

Répondre rapidement

Une réaction rapide est la base. Un client mécontent a tendance à parler de sa mauvaise expérience autour de lui, mais également sur internet. Plus vite il recevra une réponse qui le satisfait, plus vite il sera calmé. Consultez les avis clients sur vos réseaux sociaux quotidiennement et répondez-y dans un délai de 24 à 48 heures après la publication du message. La relation client est un métier à part entière qui demande professionnalisme et tacte. Le recrutement d’un Community Manager pour gérer la relation client peut être une action gagnante et pertinente pour une entreprise.

Répondre poliment

Certains penseront que 24 à 48 heures pour répondre à un commentaire négatif, c’est trop long. Non, car l’entrepreneur doit prendre du recul et analyser la situation. Idéalement il fera des vérifications auprès de ses équipes, consultera des bons de commande ou des factures pour pouvoir répondre de manière exhaustive à la plainte client. Une réaction trop rapide au mécontentement n’est pas la bonne posture.

24 à 48 heures, c’est aussi un délai raisonnable pour prendre une certaine distance émotionnelle par rapport à un avis client négatif. Répondre « à chaud » est à éviter absolument au risque de regretter ses propos par la suite et surtout de discréditer l’image de l’entreprise.

Envoyer un message privé

Il est impératif de répondre publiquement à un commentaire négatif en ligne. Cependant, prenez la peine de contacter le client par téléphone ou via un système de messagerie privée (Messenger, email, Snapchat…). Un contact direct est un excellent moyen de lui prouver que vous tenez compte de son avis et que vous souhaitez arranger la situation.

Personnaliser sa réponse

Surtout, évitez de répondre de la même manière à tous les commentaires négatifs. Il n’y a rien de pire que d’être traité comme un numéro et des réponses aux commentaires négatifs standardisées sont une preuve que vous portez peu de considération à vos clients. Prenez le temps de personnaliser vos réponses. Si certaines formules peuvent être identiques, le message en tant que tel doit être unique. Utiliser le prénom du client peut personnaliser le travail de personnalisation.

Reconnaître votre erreur

La franchise est indispensable lorsque l’on parle de service client. Lorsqu’une erreur a été commise, il est préférable de la reconnaître, même publiquement. L’essentiel étant la solution que vous allez proposer. Il n’y a rien de pire pour votre image que de passer pour un professionnel reniant ses fautes ou une personne de mauvaise foi, sans empathie en public.

Proposer une solution

Enfin, votre réponse à une mauvaise évaluation client devra non seulement démontrer que vous avez pris connaissance du problème et que vous en tenez compte, mais aussi contenir une solution pour remédier à la situation.

Ne laissez jamais un client insatisfait, mais n’offrez pas non plus de compensation hors norme. Celle-ci doit être en adéquation avec le préjudice commis.

Conseil : Intégrer à votre réponse le détail des actions qui seront mises en place rassure les lecteurs du commentaire sur votre capacité à résoudre des problèmes. Une bonne occasion de prouver votre bonne foi.

Comment répondre à un avis négatif non justifié ?

Si répondre à un commentaire négatif justifié demande une certaine réflexion et beaucoup de tact, rédiger une réponse à un avis négatif injustifié est tout aussi important. Cette fois encore il est conseillé de mesurer ses propos tout en faisant comprendre aux internautes que le client insatisfait n’est pas tout à fait objectif, voire qu’il affabule.

Voici comment procéder :

Répondre rapidement

Ici aussi, la réponse doit être rapide. Contrairement à un avis justifié, il est préférable de ne pas perdre de temps à analyser la situation dans les moindres détails avant de répondre. Soyez courtois, mais ferme. Les commentaires négatifs non justifiés sont souvent virulents. Il est important qu’ils ne restent pas sans réponse au risque qu’ils soient lus et pire, crus par les internautes.

Mentionner les erreurs dans le témoignage

N’hésitez pas à argumenter votre réponse en décrivant la situation telle qu’elle s’est réellement passée. Si vous avez été en contact avec le client mécontent durant la prestation, mentionnez la teneur de vos discussions. Insistez sur le fait que vous êtes surpris de cet avis négatif et expliquez pourquoi.

Rester courtois

Même face à une personne mal intentionnée, il est impératif de garder son calme, même avec un troll. Soyez ferme, mais poli. Si la discussion se prolonge ou s’envenime, renvoyez cette personne vers votre service client et coupez court à la conversation.

Que faire quand on reçoit un avis négatif non justifié ?

Vous avez reçu un ou plusieurs commentaires négatifs et ils étaient soit non justifiés, soit totalement faux ? Dans ce cas, vous pouvez tenter de faire effacer ces avis. Dans tous les cas, en attendant qu’ils soient supprimés (ce qui n’est pas certain) il est conseillé d’y répondre.

Signaler l’avis sur Facebook

Signaler l’avis sur Facebook

Il est possible de signaler à Facebook un avis négatif publié sur sa page Facebook. Le site analyse votre demande si l’avis ne répond pas aux règles de Facebook ou ne traite pas des services fournis sur l’entreprise.

Facebook parle de « standards » à respecter. Ils s’articulent autour des 3 grands principes suivants :

  • La sécurité : physique ou morale
  • La voix : chaque point de vue mérite d’être entendu sauf s’il est jugé haineux, homophobe, raciste ou à caractère sexuellement explicite.
  • L’équité : les principes de base sont respectés dans une vision d’ensemble, mais peuvent être soumis à analyse selon le cas.

Pour signaler un avis à Facebook, il faut :

  • cliquer sur l’avis en question
  • Cliquer sur l’icône à gauche
  • Choisir « signaler la publication »
  • Répondre à la question « Que n’aimez-vous pas sur cet avis ? »
  • Sélectionner la réponse la plus appropriée
  • Développer votre argumentaire

Violence, propriété intellectuelle, sécurité… retrouvez tous les types de contenus réprimandés par Facebook sur la page du réseau social.

Signaler l’avis sur Google My Business

Signaler l’avis sur Google My Business

Google ne pouvant juger qui du fournisseur ou du client a raison, il ne supprimera que les avis qu’il jugera :

  • Racistes
  • Homophobes, injurieux
  • Dangereux ou dégradants
  • Sexuellement explicite
  • À caractère terroriste
  • Illégal, diffamatoire ou choquant

Cependant, il peut éventuellement supprimer les avis qui relèvent du conflit d’intérêts. Ce qui serait le cas si un concurrent venait à poster un avis négatif sur votre page Google My Business.

Pour signaler un avis négatif sur Google My Business, il faut :

  • Se connecter à Google My Business
  • Choisir la page de l’établissement concerné par l’avis à supprimer
  • Se rendre dans la catégorie « Avis »
  • Sélectionner l’avis à supprimer
  • Cliquer sur l’onglet avec 3 points, puis sur « signaler l’avis »

Le saviez-vous ? : Google utilise des filtres antispam pour supprimer les commentaires qui pourraient être envoyés de manière automatique. Le revers de la médaille est que ce filtre peut par mégarde supprimer des avis positifs s’ils sont assimilés à des spams.

Contactez l’auteur de l’avis

Il est conseillé de contacter la personne et de lui demander de retirer son avis si celui-ci est injustifié. C’est notamment le cas quand un client se trompe de page. Restez courtois et poli, mais s’il s’agit de haters ou de personnes mal intentionnées, il y a peu de chance pour que les avis négatifs soient retirés.

Peut-on tirer un bénéfice d’un commentaire négatif ?

Peut-on tirer un bénéfice d’un commentaire négatif ?

Il est tout à fait possible de faire en sorte de valoriser un commentaire négatif si celui-ci est contrebalancé par de nombreux avis positifs. En répondant professionnellement à ce commentaire, vous pouvez démontrer votre expertise et mettre en valeur la qualité de votre service client. Soignez votre réponse, détaillez les actions entreprises pour résoudre le problème, invitez la personne à vous contacter…

Mieux comprendre les besoins clients

Les commentaires négatifs sont au même titre que les enquêtes de satisfaction un excellent moyen de mieux comprendre ce qui importe pour vos clients. Tirez profit des renseignements contenus dans les avis des clients mécontents pour améliorer vos produits, vos services ou vos pratiques commerciales et la satisfaction client.

En expliquant dans les réponses les mesures entreprises, les internautes prennent conscience que vous tenez compte de leur avis. Vous augmentez directement votre capital « confiance ».

Quelles sont les solutions pour gérer professionnellement les commentaires client ?

Les avis clients sont aujourd’hui d’une grande importance. Intégrés dans un tunnel, ils servent à attirer et à rassurer les prospects et participent au travail marketing. Un commentaire positif s’expose au même titre qu’une bonne référence sur le site web de l’entreprise, mais aussi sur les réseaux sociaux.

La gestion des avis ne doit pas être perçue comme une tâche supplémentaire ou pire, une tâche annexe. Il est donc important de simplifier au maximum leur gestion. Pour cela, il suffit de :

Mettre en place un système d’avis certifiés

Mettre en place un système d’avis certifiés

Un outil de collecte d’avis clients peut être intégré à votre site web. Cet outil vous permet de :

  • Garder le contrôle de votre e-réputation
  • Collecter des avis sur l’entreprise
  • Collecter des avis sur les produits d’un site e-commerce
  • D’obtenir la présence d’étoile lors des publicités Google Ads
  • Rassurer le client

Avis vérifiés est l’une des plateformes de collecte d’avis les plus connues pour les sites e-commerce. D’autres plateformes moins généralistes existent et permettent de centraliser les avis d’artisans, de restaurants ou d’hôtel, de magasins… : Eldotravo, Tripadvisor, sitedesmarques.com, Trustpilot…

La centralisation des avis clients est importante, car elle permet de diluer le taux d’évaluation négative de vos services. Selon « Avis vérifiés, 85% des clients consultent les avis avant d’acheter en ligne et 91 % d’entre eux considèrent les commentaires clients comme étant un facteur important dans leur décision d’achat.

80% des avis clients laissés sur internet sont positifs. Retenez ce chiffre et qu’un avis négatif ne dévalorise pas une entreprise, au contraire, si la réponse est appropriée et prouve la volonté d’apporter une solution au problème, il peut devenir un atout. Si certains avis négatifs sont abusifs, des leviers juridiques existent.

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